Planilha ou CRM? Como saber a hora de trocar (com comparação)

Resposta rápida: a planilha serve enquanto uma pessoa só cuida de poucos clientes e as vendas são simples. Quando há mais de uma pessoa vendendo, muitos orçamentos abertos ao mesmo tempo ou vendas pelo WhatsApp, a planilha passa a custar vendas: ela não avisa retornos, não guarda o histórico de conversa e cada um acaba com uma versão diferente. Nesse ponto, o CRM se paga.

Onde a planilha funciona bem

• Quem está começando e vende sozinho.
• Poucos clientes por mês, com venda rápida.
• Listas simples, como contatos de um evento.
• Controles pontuais, sem necessidade de lembretes.

Se ainda vai usar planilha, use estas colunas

Ordene sempre pela coluna “data do próximo passo” e abra a planilha todo dia de manhã. Se isso já está difícil de manter, é sinal de que a planilha ficou pequena.

Onde a planilha começa a falhar

Ela não avisa nada

Se ninguém abrir a planilha, o retorno combinado para hoje simplesmente não acontece. O CRM mostra as tarefas do dia e lembra o responsável.

Duas pessoas, duas versões

Arquivo copiado, mandado por e-mail, editado no celular: logo existem três versões e ninguém sabe qual é a certa.

Sem histórico

A planilha guarda a etapa, mas não o que foi conversado. Quando o cliente liga, o vendedor precisa procurar no WhatsApp, no e-mail e na memória.

Sem ligação com o resto

A proposta está em um arquivo, o contrato em outro, a cobrança no banco. Tudo é digitado de novo, e cada digitação é uma chance de erro.

Sem controle de acesso

Quem tem a planilha tem todos os clientes. Quando um vendedor sai, ele pode levar uma cópia, e a empresa nem fica sabendo.

Comparação lado a lado

Quanto a planilha está custando

Faça a conta: quantos orçamentos por mês ficam sem retorno? Se for um só, multiplique pelo valor médio da sua venda. Na maioria das pequenas empresas, uma venda recuperada por mês já paga a mensalidade de um CRM.

Sinais de que chegou a hora de trocar

• Mais de uma pessoa vende ou atende.
• Você tem mais de 20 orçamentos abertos ao mesmo tempo.
• Já perdeu venda por esquecer um retorno.
• As vendas acontecem principalmente pelo WhatsApp.
• Você não sabe quanto vai faturar no mês.
• Gasta tempo copiando dados da planilha para proposta e cobrança.

Como migrar sem dor de cabeça

1. Limpe a planilha: tire duplicados e padronize telefones com DDD.
2. Separe clientes de oportunidades abertas.
3. Importe os contatos no CRM a partir da planilha.
4. Crie as etapas do funil iguais às que você já usa.
5. Coloque as oportunidades abertas nas etapas certas, com a data do próximo passo.
6. Combine com a equipe: a partir de hoje, a planilha é só leitura.
7. Depois de 30 dias, arquive a planilha.

Pro Soma CRM: da planilha ao funil em um dia

O Pro Soma CRM, criado pela Pro Soma Digital, importa os contatos da sua planilha e organiza tudo em um funil de vendas ligado ao WhatsApp, com tarefas, propostas, contratos, financeiro e notas fiscais. Os planos começam em R$ 110 por mês, com 7 dias de teste grátis.

Leia também: o que é CRM e CRM com WhatsApp.

Perguntas frequentes

Perco os dados da planilha ao trocar?

Não. Os contatos podem ser importados para o CRM, e a planilha original continua guardada com você.

CRM é caro?

Existem planos a partir de cerca de R$ 100 por mês. Compare com o valor de uma venda perdida: na maioria das empresas, uma venda recuperada já paga o sistema.

Minha equipe vai conseguir usar?

Sim, se o sistema for simples e em português. Comece com poucas etapas e só o essencial, e acrescente o resto depois.

Posso continuar usando planilha junto com o CRM?

Pode para relatórios específicos, mas o cadastro de clientes e oportunidades deve ficar só no CRM, para não haver duas versões.